Tietosuojaseloste työnhakijoille
Tämä tietosuojaseloste kertoo, kuinka RTS-konserni käsittelee henkilötietoja työhakemuksen ja rekrytointiprosessin yhteydessä. Selosteen kuvaaman käsittelyn tilanteissa rekisteröityjä ovat siten henkilöt, jotka hakevat RTS-konsernille työsuhteeseen, palkattomaan työharjoitteluun tai toimitusjohtajan tai toimitusjohtajan sijaisen toimeen. Selvyyden vuoksi kaikkiin näihin henkilöihin viitataan selosteessa termillä ”työnhakija”.
Rekisterinpitäjänä toimii RTS-konserni, sisältäen Rakennustieto Oy, y-tunnus 0113188-9; Rakennustietosäätiö RTS sr, y-tunnus 0201937-0; ET-INFOkeskuse AS, y-tunnus 10067459 (Viro); Rakennustietomalli Oy, y-tunnus 3178368-5; jäljempänä ”RTS-konserni”.
Osoite: Malminkatu 16 A, 00100 HELSINKI, puh. 029 309 3100 (vaihde), sähköposti tietosuojavastaava@rakennustieto.fi.
RTS-konserni käyttää rekrytoinnin hallintaan ja palkkausprosessin yksinkertaistamiseen Teamtailorin tarjoamaa palvelua. On tärkeää, että palvelun käyttäjät ovat tietoisia siitä, kuinka heidän henkilötietojaan käsitellään rekrytointiprosessin aikana.
1. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Mihin käytämme henkilötietoja
Käsittelemme työnhakijoiden henkilötietoja rekrytointiprosessin läpiviemiseksi ja hallitaksemme työntekijöiden rekrytointia yritykseemme, esimerkiksi työhakemusten käsittelyä, työnhakijoiden informointia rekrytointiprosessin etenemisestä, haastattelujen järjestämistä sekä ammatillisen tai henkilökohtaisen soveltuvuuden arvioista varten. Rekrytointiprosessin läpivienti ei olisi mahdollista ilman, että henkilötietoja käsitellään.
Mihin henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus perustuu
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on joko työnhakijan suostumus, mahdollista työ- tai muuta sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen, RTS-konsernin oikeutettu etu yksinkertaistaa ja fasilitoida rekrytointia tai näiden perusteiden yhdistelmä.
Mitä tarkoittaa rekisteröidyn suostumus
Työnhakija (jatkossa`käyttäjä`) suostuu henkilötietojensa käsittelyyn rekisterinpitäjän rekrytointitarkoituksia varten tässä selosteessa kerrotun mukaisesti.
Kun käyttäjä jättää hakemuksen Teamtailor-palvelun kautta, käyttäjä suostuu siihen, että hänen henkilötietojaan kerätään palvelun kautta silloin, kun käyttäjä
- tekee hakemuksen palvelun kautta lisäten henkilötietoja itsestään joko itse tai käyttämällä jotain kolmannen osapuolen lähdettä, kuten Facebookia tai LinkedIniä, ja että rekisterinpitäjä voi käyttää ulkoisia hankintatyökaluja lisätietojen lisäämiseen.
- käyttää palvelua ottaakseen yhteyttä rekisterinpitäjän rekrytointiosastoon lisäten henkilötietoja itsestään joko itse tai käyttämällä jotain kolmannen osapuolen lähdettä, kuten Facebookia tai LinkedIniä.
Käyttäjä suostuu myös siihen, että rekisterinpitäjä kerää käyttäjästä julkisesti saatavilla olevia tietoja ja kokoaa ne käytettäväksi rekrytointitarkoituksiin.
Henkilötietojen toimittaminen rekrytointiprosessia varten on vapaaehtoista. Käyttäjällä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Tämän oikeuden harjoittaminen tai rekrytoinnin edellyttämien henkilötietojen toimittamatta jättäminen voi kuitenkin tarkoittaa sitä, että käyttäjä ei voi käyttää palvelua tai RTS-konserni ei voi ottaa kyseistä henkilöä huomioon rekrytointiprosessissa.
Mitä tarkoittaa RTS-konsernin oikeutettu etu
Kun käsittelyn perusteena on oikeutettu etu, RTS-konserni on tehnyt tasapainotestin ja arvioinut, että Rakennustiedon oikeutettua etua eivät syrjäytä henkilötietojen suojaa edellyttävät työnhakijan edut tai perusoikeudet ja -vapaudet. Työnhakijoiden etuja sekä perusoikeuksia ja -vapauksia kunnioitetaan, mitään erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja ei käsitellä ja käsittelytoimet ovat henkilöiden kannalta ennakoitavissa.
2. Henkilötietojen käsittelyn yksityiskohdat
Kuinka ja milloin keräämme henkilötietoja
Henkilötietoja voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme henkilötietoja suoraan työnhakijalta. Soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa voimme kerätä henkilötietoja myös joiltain kolmansilta osapuolilta, kuten Facebookilta ja LinkedIniltä, ja muiden julkisten lähteiden kautta. Tähän viitataan termillä "hankinta", ja sitä voidaan harjoittaa joko manuaalisesti työntekijöidemme toimesta tai automaattisesti palvelussa.
Keräämme käyttäjien henkilötietoja, kun käyttäjät
- tekevät hakemuksen palvelun kautta tai muutoin lisäten henkilötietoja itsestään joko itse tai käyttämällä jotain kolmannen osapuolen lähdettä, kuten Facebookia tai LinkedIniä.
- käyttävät palvelua ottaakseen yhteyttä henkilökuntaamme lisäten henkilötietoja itsestään joko itse tai käyttämällä jotain kolmannen osapuolen lähdettä, kuten Facebookia tai LinkedIniä.
- antavat tunnistetietoja chatissa (käytettävissä palvelua käyttävän verkkosivuston kautta), ja kyseiset tiedot ovat hakemusprosessin kannalta merkityksellisiä.
Joissain tapauksissa olemassa olevat työntekijämme tai muut yhteistyökumppanimme voivat suositella potentiaalisia hakijoita. Tällaisissa tapauksissa työntekijämme lisäävät palveluun henkilötietoja näistä potentiaalisista hakijoista. Silloin, kun näin toimitaan, potentiaalista hakijaa pidetään käyttäjänä tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ja hänelle ilmoitetaan käsittelystä.
Mitä henkilötietoja käsittelemme
Keräämme ja käsittelemme sellaisia työnhakijoihin liittyviä henkilötietoja, jotka ovat merkityksellisiä työhakemusten käsittelyn ja rekrytointiprosessin kannalta, kuten esimerkiksi
- yhteystiedot ja perustiedot, esim. nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, syntymäaika.
- työ-, harjoittelu- tai toimihakemukseen sisältyvät tiedot ja siihen liittyvät dokumentit, esim. koulutustiedot, aikaisempi työkokemus, tutkinnot, kielitaito, tehtävässä tarvittavat osaamiset (esim. tietojärjestelmäosaaminen, esihenkilökokemus) sekä suosittelijat.
- rekrytointiprosessin aikana kerätyt ja käsiteltävät tiedot, esim. tiedot, jotka koskevat rekrytointiprosessin etenemistä, hakemusta koskevat muistiinpanot ja mahdolliset haastattelut, tarvittaessa soveltuvuusarvioita koskevat tiedot sekä suosittelijat.
Palvelun kautta tai muutoin kerättäviä henkilötietokategorioita voidaan käyttää luonnollisten henkilöiden tunnistamiseen nimistä, sähköpostiosoitteista, kuvista ja videoista, Facebook- ja LinkedIn-käyttäjätilien tiedoista, rekrytoinnin aikana kysyttyihin kysymyksiin annetuista vastauksista, titteleistä, koulutuksesta ja muista tiedoista, joita käyttäjä tai muut ovat antaneet palvelun kautta.
Saatamme kerätä myös yksilöimättömiä tietoja ja jakaa niitä kolmansille osapuolille. Henkilötiedot, joiden käsittelyn tarkoituksena on kokonaisanalyysin tai markkinatutkimuksen tekeminen, tehdään aina yksilöimättömiksi. Tällaiset tiedot on koottu palvelun kautta kerätyistä tiedoista, ja ne voivat koostua esimerkiksi internetliikenteen tilastoista tai maantieteellisestä sijainnista, jossa palvelua käytetään. Nämä tiedot eivät sisällä mitään sellaisia tietoja, joista yksittäisiä henkilöitä voitaisiin tunnistaa, eikä niitä siksi pidetä henkilötietoina.
Kuinka kauan käsittelemme henkilötietoja
Henkilötietoja käsitellään ja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Säilytämme työnhakijoiden henkilötietoja pääsääntöisesti rekrytointiprosessin ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen mahdollista myöhempää rekrytointia varten soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Yleensä säilytämme henkilötietoja 24 kk rekrytointiprosessin päättymisestä.
3. Käyttäjän oikeudet
Työnhakijalla on oikeus saada nähtäväkseen häntä itseään koskevat henkilötiedot sekä saada vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Käyttäjällä on oikeus yhteen maksuttomaan kopioon käsitellyistä henkilötiedoista per vuosi. Pyydetyistä lisäkopioista rekisterinpitäjällä on oikeus periä kohtuullinen maksu, joka perustuu pyynnöstä koituviin hallinnollisiin kuluihin.
Käyttäjällä on oikeus myös pyytää henkilötietojensa oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei kuitenkaan voida poistaa. Käyttäjä voi myös tietyissä tapauksissa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tai pyytää tai käsittelyn rajoittamista.
Käsitellessämme henkilötietoja suostumuksen perusteella, käyttäjällä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Tämän oikeuden harjoittaminen voi tarkoittaa sitä, ettei käyttäjä voi hakea tiettyä työpaikkaa tai muutoin käyttää palvelua.
Tietyissä tapauksissa käyttäjällä on oikeus tietojen siirtämiseen, mikä tarkoittaa oikeutta päästä käsiksi henkilötietoihin ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.
Käyttäjä voi käyttää edellä mainittuja oikeuksiaan kirjallisesti käyttämällä kappaleessa 8 mainittuja yhteystietoja.
Työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyssä RTS-konsernissa ei tällä hetkellä hyödynnetä automaattista päätöksentekoa/profilointia.
Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle liittyen henkilötietojensa käsittelyyn, jos käyttäjä uskoo henkilötietojen käsittelyn rikkovan tietosuojalainsäädäntöä. Suomen tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät täältä: https://tietosuoja.fi/etusivu.
4. Turvallisuus
RTS-konserni huolehtii tietoja käsitellessään ja siirtäessään tietoturvan ja -suojan korkeasta tasosta. Pidämme yksityisyyttä ensisijaisena, ja pyrimme aktiivisesti käsittelemään käyttäjien henkilötietoja äärimmäistä huolellisuutta noudattaen.
Huolehdimme kohtuudella odotettavista turvatoimista taataksemme, että käyttäjien ja muiden henkilötietoja käsitellään turvallisesti ja tämän tietosuojaselosteen ja GDPR-asetuksen mukaisesti.
Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, tekniset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkiksi, henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin työnhakijatietoihin. Kirjallinen materiaali säilytetään lukituissa kaapeissa ja sähköinen materiaali henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin suojatuissa järjestelmissä.
Tiedonsiirto internetin ja mobiiliverkkojen kautta ei kuitenkaan koskaan ole riskitöntä, joten tiedonsiirron suorittava henkilö toimii näin aina omalla riskillään. On tärkeää, että myös käyttäjät kantavat vastuunsa omien henkilötietojensa suojaamisesta. Käyttäjän omalla vastuulla on pitää kirjautumistietonsa aina salassa.
Tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme asiasta soveltuvien lakien mukaisesti viranomaisille ja/tai käyttäjille.
5. Henkilötietojen siirtäminen tai luovuttaminen
Voimme luovuttaa henkilötietoja RTS-konsernin sisällä. Toinen RTS-konserniin kuuluva yritys tai säätiö voi myös käsitellä henkilötietojasi puolestamme. Kyseinen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme siirtää henkilötietoja konsernin sisäisiä hallinnollisia tarkoituksia varten, kuten raportointitarkoituksessa ja harjoittaaksemme toimintaamme tehokkaasti.
Emme myy käyttäjien henkilötietoja kolmansille osapuolille. Voimme luovuttaa henkilötietoja niille kolmansille osapuolille, joita käytämme palvelutoimittajina tai alihankkijoina rekrytointiprosessin aikana. Käytämme luotettuja sopimuskumppaneita, jotka toimivat antamiemme ohjeiden mukaisesti, ja joiden kanssa on sopimuksissa huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset.
Siirrämme käyttäjien henkilötietoja vain sellaisille kolmansille osapuolille, joihin luotamme. Valitsemme yhteistyökumppanimme huolella taataksemme, että käyttäjien henkilötietoja käsitellään tämänhetkisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Teemme yhteistyötä seuraavanlaisten henkilötietojen käsittelijöiden kanssa: Teamtailor, joka tarjoaa palvelun; serveri- ja hosting-yritykset, sähköpostisuositusyritykset, videonkäsittely-yritykset, tiedonhankintayritykset, analyyttisiä palveluita tarjoavat yritykset ja muut palvelun tarjoamiseen liittyvät yritykset. Teamtailorin yksityisyydensuojakäytännöt löytyvät täältä: https://www.teamtailor.com/fi/privacy-policy/
Kolmannet osapuolet ja niiden alihankkijat voivat siirtää henkilötietoja myös EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Näissä tilanteissa noudatetaan soveltuvaa lainsäädäntöä (kuten EU:n tietosuoja-asetusta) sekä siinä asetettuja vaatimuksia, kuten riittäviä suojatoimia, jotta rekisteröidyn oikeuksia voidaan suojata sekä Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita (SCC).
Voimme myös luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille lain sallimassa ja vaatimassa laajuudessa silloin, kun henkilötietojen luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, työnhakijan tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi tai epäiltyjen väärinkäytösten tai rikollisen tai sopimattoman toiminnan tutkimiseksi. Tarvittaessa tai pyydettäessä luovutamme tietoja myös viranomaisille oikeudellisille avustajille tai muille toimijoille, jos meiltä sitä vaaditaan lainsäädännön tai viranomaisen määräyksen nojalla. Informoimme tietopyynnöistä aina myös työnhakijaa, jos se on lain puitteissa sallittua.
6. Evästeet
Kun käyttäjät käyttävät palvelua, käyttötietoja voidaan säilyttää evästeinä. Evästeet ovat passiivisia tekstitiedostoja, joita säilytetään käyttäjän laitteen — kuten tietokoneen, matkapuhelimen tai tabletin — internetselaimessa palvelun käytön aikana. Käytämme evästeitä parantaaksemme palvelun käyttökokemusta ja kerätäksemme tietoa esimerkiksi palvelun käyttöön liittyvistä tilastoista. Näin toimitaan palvelun turvaamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi. Evästeiden avulla kerätyt tiedot voivat joissakin tapauksissa olla henkilötietoja, ja tällöin tietoja säännellään evästekäytäntömme mukaisesti.
Käyttäjät voivat milloin tahansa kieltäytyä evästeistä tai ottaa evästeet pois käytöstä muuttamalla laitteidensa paikallisia asetuksia. Evästeistä kieltäytyminen tai niiden ottaminen pois käytöstä voi vaikuttaa palvelun käyttökokemukseen esimerkiksi poistamalla käytöstä jotkin palvelun toiminnot.
7. Muutokset
Meillä on oikeus tehdä tietosuojaselosteeseen muutoksia tai lisäyksiä milloin tahansa. Tietosuojaselosteen viimeisin versio on aina saatavilla palvelun kautta tai osoitteesta http://rakennustieto.fi/tietosuojaseloste. Käyttäjän katsotaan tulleen ilmoitetuksi uudesta versiosta, kun käyttäjä on joko saanut palveluun antamaansa sähköpostiosoitteeseen viestin, jossa käyttäjälle kerrotaan uudesta versiosta, tai kun käyttäjälle on muutoin ilmoitettu uudesta tietosuojaselosteesta.
8. Yhteydenotto
Jos sinulla on kysyttävää, haluat lisätietoja tai haluat muuten ottaa meihin yhteyttä henkilötietojen käsittelyyn liittyen, käytä alla mainittuja yhteystietoja: RTS-konserni maria.strandberg@rakennustieto.fi
